Выбор и анализ функций управления

Одна из важнейших проблем организации менеджмента заключается в определении целенаправленности системы управления, т.е. установление главной цели существования организации. Желаемое состояние системы называется целью. Различают два вида целей: цели стабилизации и цели развития. Реализуются цели с помощью пяти видов различной управленческой деятельности, каждый из которых будет рассмотрен более подробно.

Цели, являющиеся составляющими общей цели организации, должны обладать следующими характеристиками:

- обозримостью (долгосрочность, краткосрочность);

- конкретностью (цель должна быть направлена на определенный результат);

- реальностью (достижима ли поставленная цель);

- эффективностью (принесет ли поставленная цель прибыль и результат);

- взаимосвязанностью (согласованна ли цель с другими целями компании).

Очень важно определить именно те цели, которые соответствуют интересам фирмы, а значит определить функции управления, которые необходимы для реализации этих целей.

Цели реализуются посредством функций управления. Реализацией каждой функции занимается соответствующее управленческое подразделение, которое также является составляющей системы управления. Функции всегда определяют обоснованность существования в системе управления структурных подразделений. Эффективность работы каждого подразделения в свою очередь зависит от его структуры, части которой (отдельные сотрудники или группы сотрудников) определяются операциями, составляющими данные функции.

следствие разделения труда

объединяют схожие по характеру и общим промежуточным целям

Функции управления являются следствием разделения труда. Они объединяют схожие по характеру и общим промежуточным целям отдельные управленческие работы, являющиеся элементами совокупного воздействия. Для того чтобы назвать функции управления, нужно заранее определить признаки общности и однородности целей. Никакая функция или простой набор функции не дадут представления о процессе управления. Они образуют единый управленческий процесс только в неразрывном взаимодействии и единстве. Существует пять видов управленческой деятельности, обладающих относительной самостоятельностью, из которых состоит любая функция управления. Это такие виды деятельности, как планирование, организация, координация, активизация и контроль.

Каждый предыдущий вид управленческой деятельности является предпосылкой следующего, пока данная функция не будет реализована полностью. Это означает, что степень реализации функции управления зависит от комплексности менеджмента.

Для того чтобы правильно понять содержание каждой функции управления, необходимо ее представить в виде совокупности основных пяти видов взаимосвязанных действия. Проиллюстрируем эти функции планирования при разработке конкретного плана для наглядности. Этой задачей занимается значительная часть коллектива. Для достижения этой конкретной цели, а именно – разработки плана, их деятельность нужно правильно спланировать, организовать, скоординировать, активизировать и проконтролировать. На этом примере мы видим различие понятий «планирование» как управленческой функции и «планирование» как одного из пяти управленческих действий этой функции. Те же самые этапы нужны и для любых других целей.

разработка системы поощрения сотрудников

нужно спланировать, организовать, координировать, активизировать

Например, если другая группа сотрудников занимается разработкой системы поощрения сотрудников фирмы, ее работу тоже нужно спланировать, организовать, координировать, активизировать (т.е. поощрять) и проконтролировать. Это означает, что сотрудников при выполнении функции «активизация» тоже нужно активизировать.

Теперь рассмотрим виды управленческих действий.

1. Вид первый — планирование, или определение оптимального результата работы при заданных временных ограничений и ограничений по ресурсам. В содержании любого управленческого решения и распоряжения всегда можно найти ответы на вопросы, кто, что, когда и в каком объеме должен сделать.

2. Второй вид управленческой деятельности – это организация. Этот вид деятельности позволяет ответить на вопрос, как сделать. Организация – это определение путей, способов и средств, необходимых для достижения поставленных целей. Проводя анализ реализации функций, необходимо уделять серьезное внимание проверке того, на каком иерархическом уровне реализуется стратегия и тактика организации.

3. Третий вид управленческой деятельности — это координация, или гармонизация, установление гармоничных взаимоотношений между участниками планируемого процесса. При анализе функций по этому виду деятельности, необходимо обратить особое внимание на время реализации. Это вид управленческой деятельности на практике осуществляется не до начала производственного процесса, а уже по его ходу. В результате возникает огромное число так называемых пятиминуток, занимающих порой по несколько часов.

анализ управленческих функций

обратить внимание на протоколы совещаний

При анализе управленческих функции целесообразно будет обратить внимание на протоколы совещаний, на которых в оперативном порядке решаются координационные вопросы.

4. Четвертый вид управленческой деятельности — это стимулирование, или активизация. Под стимулирование понимается создание определенных условий труда, при которых каждый сотрудник организации будет трудится с максимально возможной отдачей.

5. Пятый вид управленческой деятельности — это контроль. Контроль должен проводиться с особой тщательностью. Как правило, на практике происходит совмещение деятельности по контролю и учету. Очень часто вместо того, чтобы прогнозировать ход выполнения работ, большая часть времени расходуется на выявление причин срыва того или иного задания. Контролем называется прогнозирование возможных отклонений и их своевременное предупреждение. Главная задача совершенной системы управления заключается в том, чтобы не допустить возникновения каких-либо отклонений. Для эффективности управления необходимо рассмотреть: совокупность функций, составляющих содержание управления, и определить степень соответствия этих функций задачам и целям, поставленным перед конкретной системой управления; комплексность процесса организации каждой управленческой функции по видам деятельности, степень слаженности различных составляющих функции при выполнении разными исполнителями, трудоемкость выполнения функции с учетом равной напряженности; процедуры реализации всех функций с целью их упрощения и совершенствования различных технологий выполнения.

проведения анализа эффективности реализации функций

четко определить права и обязанности сотрудников аппарата управления

С помощью проведения анализа эффективности реализации функций можно более четко определить права и обязанности сотрудников аппарата управления и на основе этого создать более совершенную систему управления.

Функции – это основа любой системы управления. Численность и состав аппарата управления, как и состав и численность сотрудников подразделений, входящих в его состав, определяются функциями управления и операциями, составляющими эти функции. Любое воздействие на управляемую систему может быть реализовано только через функции управления.

В целом деятельность аппарата направлена на то, чтобы объединить в общем потоке все обособленные, но неразрывно связанные функции. Важное значение при этом имеет анализ функционального аппарата управления.

Анализ функций управления позволяет систематизировать сведения о темпах, динамике и направлениях развития, причинно-следственных связях и взаимосвязях функций. Анализ функций управления является одной из составляющих менеджмента. Результаты такого анализа могут стать основой для совершенствования системы управления.

Выбор объекта для анализа зависит от задачи его проведения. Можно для начала определить виды тесно взаимосвязанные виды работ, представляющие в совокупности единую функцию управления. В качестве объекта анализа могут быть рассмотрены функции всей системы. После этого проводится общий системный анализ. Если необходимо обосновать специфическую информацию, за объект анализа можно взять функциональную подсистему, в состав которой входит анализируемый круг работ.

Анализ отдельных действий и операций

осуществляется в отдельных случаях, когда необходимо отдельно выделить работы

Анализ отдельных действий и операций, проводимых на рабочем месте, осуществляется в отдельных случаях, когда необходимо отдельно выделить работы, которые требуют равной квалификации управленческих кадров.

Анализ функций управления заключается в контроле за процессом их выполнения, оценке соответствия подразделения различным функциям управления, выявлении резервов распределения функций между подразделениями, а также обязанностей между работниками аппарата управления, разработке мероприятий по рациональному использованию резервов.

Необходимость поиска резервов на всех уровнях управления и многогранность анализа требуют четкого распределения ответственности между всеми звеньями при проведении аналитических работ. Все службы и подразделения должны проводить плановый и текущий анализ, изучать работу по функциям, подфункциям и операциям. Функция проведения комплексного анализа закреплена за определенными подразделениями в организации управления, которые координируют работу аппарата управления в соответствии с функциями, которые отвечают за выполнение поставленных перед ними целей и задач.

За исходные данные в процессе анализа берут результаты анкетирования, наблюдение за рабочим процессом в ходе дня (длительное наблюдение за работой отдела, фотографии с рабочих мест), анализ системы документооборота, изучение нормативно-правовой базы, отчетов о выполненных работах, протоколов совещаний, заключений комиссий и т.п.

В процессе анализа функций управления должны быть изучены:

- содержание работ каждой функции, разделенных по уровням управления;

- соответствие целей управляемого объекта содержанию проводимых работ;

- распределение по подразделениям функций управления;

- распределение обязанностей и прав между сотрудниками аппарата управления;

- связь между функциями управления.

основные направления анализа функций управления

Анализ должен осуществляться в строгой последовательности независимо от объекта

Это основные направления анализа функций управления. Анализ должен осуществляться в строгой последовательности независимо от объекта и направления его проведения. Во-первых, составляется программа анализа. Далее проводится отбор и изучение исходной информации. После этого результаты анализа обобщаются. На основе результатов даются соответствующие рекомендации.

Результаты анализа функций управления могут быть отражены в форме:

- экономико-организационной модели управления. На такой модели должна быть отражена взаимосвязь между функциями управления и конкретными исполнителями.

- функциональной диаграммы, на которой указывается взаимосвязь различных подразделений в статике;

- сетевого или календарного графика выполнения работ, отражающего динамику и взаимосвязь выполняемых работ.

После проведения анализа может появиться необходимость проведения мероприятий, направленных на:

- рационализацию связи между исполнителями и работниками аппарата управления;

- отделение рутинно-расчетных работ от вспомогательных;

- выделение координирующих межфункциональных работ;

- выделение общих работ для системы управления в целом. Результаты таких работ могут быть использованы всеми подразделениями.

Основными направлениями анализа функций управления, таким образом, являются:

-исследование совокупности функций, составляющих содержание управления;

- установление степени соответствия совокупности функция целям и задачам, поставленным перед объектом управления;

- совершенствование организации системы управления.